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Elimeli blog Organizzare un viaggio con agenzia locale

Spesso quando racconto che “ho deciso di organizzare il nostro viaggio con un’agenzia locale” oppure che “ho contattato una guida” per alcuni dei nostri viaggi (in Sri Lanka, Vietnam e [la nostra prossima vacanza – coming soon]) ricevo sguardi di questo tipo 👀 😮 🤔 😱

Di solito le persone mi fanno parecchie domande a riguardo, un po’ per curiosità, un po’ perché forse non a tutti viene in mente di organizzarsi in questo modo. 

Alcuni preferiscono i viaggi “fai da te”, altri preferiscono affidarsi a qualche agenzia viaggi (italiana) che provvede ad organizzare tutto.

Secondo me però per alcuni tipi di viaggio queste non sono le soluzioni più convenienti, né dal punto di vista logistico, né dal punto di vista economico. Per questo in certi casi preferisco organizzare il viaggio con un’agenzia o con una guida locale, anche se questo richiede tempo ed energie.

Superare le distanze (e la diffidenza)

Per alcuni l’idea di organizzare un viaggio “a distanza” con una persona che sta a diversi fusi orari di distanza può essere un deterrente abbastanza forte dal cimentarsi in questa impresa.

Io invece ho respirato questa aria in famiglia per anni (vengo da una lunga tradizione di viaggi con agenzie in loco) e probabilmente questo ha reso tutto molto meno “spaventoso”.

Ci vuole un po’ di coraggio la prima volta, è vero, ma superato il primo impatto poi diventa tutto più semplice.

Quando e perché viaggiare con un’agenzia locale

Ci sono molti pro e contro sia nel viaggio da soli sia in quello organizzato, che vanno dalla libertà totale allo zero sbattimento organizzativo. Personalmente, dopo averli sperimentati entrambi nel corso degli anni, sono arrivata alla conclusione che le guide locali siano una buona via di mezzo fra le due cose.

Questo tipo di viaggio secondo me è molto adatto per chi non ama muoversi in gruppi numerosi e preferisce viaggiare in coppia, famiglia o poco più.

Inoltre, se amate anche voi i viaggi lungo raggio ma avete pochi giorni di ferie a disposizione (magari in agosto), ottimizzare la logistica e i costi è indispensabile, per cui questa soluzione potrebbe fare davvero al caso vostro.

Fra i tanti aspetti positivi del viaggio “organizzato su misura”, vi elenco quelli che a noi piacciono di più:

  • Possiamo viaggiare in coppia, noi due soli, con la guida tutta per noi. Niente comitive con la bandierina
  • Scegliamo noi l’itinerario e tutte le cose da visitare
  • Ottimizziamo gli spostamenti: non dobbiamo aspettare bus, treni, etc.
    Certo, anche a noi prima o poi piacerebbe tanto fare un viaggio lento… ma per il momento non ne abbiamo la possibilità purtroppo
  • Le guide locali ci aiutano a conoscere da vicino molti aspetti della cultura del luogo, cosa che viaggiando da soli un po’ si perde
  • Senza un tour operator italiano come intermediario si risparmia sul costo del viaggio

Passiamo ora alle D&R, a partire dalla domanda che mi fanno più spesso.

Come fai trovare le agenzie locali?

Internet.

Uso molto il forum di TripAdvisor: è un pozzo di informazioni e le persone che spendono il loro tempo per scriverle sono pietre preziose!
Poi leggo le recensioni e tutti gli argomenti più commentati del forum su una determinata destinazione.

Se in questo modo non riesco a trovare nominativi interessanti, cerco fra i post di chi ha già viaggiato con guide locali e magari chiedo dei contatti diretti a qualche viaggiatore che mi sembra un po’ più “navigato”.

Ci vuole pazienza ovviamente, non si trova tutto al primo colpo (altrimenti farei prima ad andare in agenzia viaggi vicino casa!). Spesso è questo che faccio nelle fredde mattinate dei week-end invernali, quando cominciamo già a pensare alle vacanze estive. 😉

Come si fa ad organizzare il viaggio?

Quando ho qualche contatto in mano inizio a mandare delle richieste preventivo via email.

Nella prima email che mando, oltre alle informazioni sui giorni indicativi di viaggio, generalmente racconto un po’ che tipo di viaggiatori siamo e che cosa ci aspettiamo da questa nuova esperienza.

Magari spiego che ci piace la natura, il cibo e le tradizioni locali, che ci piace entrare in contatto con le persone, che ci piacciono molto i mercati, etc. etc.

Un’altra cosa importante da indicare subito è la fascia di prezzo degli alberghi e delle sistemazioni che vogliamo (economiche, boutique o lusso), in modo da farci fare dei preventivi appropriati rispetto al nostro budget.

Come decidere l'itinerario?

Questa forse è la fase più lunga e complessa.
Di solito la prima proposta che si riceve e quella di un itinerario abbastanza standard, che serve, sia all’agenzia che a noi, per “prendere un po’ le misure”.

Quindi io e Luca passiamo serate intere a studiare le guide della nostra destinazione per capire cosa ci interessa vedere e a cercare nei blog quelle informazioni che spesso le guide di viaggio non danno.

Esempio: visitare il sito archeologico di Polonnaruwa in bicicletta è una buona idea?

Le guide di viaggio dello Sri Lanka diranno quasi tutte di sì… ma la risposta è: dipende. Noi l'abbiamo fatto, è stata una giornata bellissima, ma piuttosto faticosa visto il clima... torrido.

Cerchiamo quindi di farci un’idea e di concordare un itinerario personalizzato. Ci facciamo consigliare dalla guida per scegliere le visite e ottimizzare gli spostamenti

Se vogliamo fare qualche attività particolare (sport, shopping, visita a un monastero, etc.) o avere del tempo libero per girare da soli, lo scriviamo, in modo che venga incluso nel programma e nel preventivo.

Come capire se ci si può fidare?

Secondo me una buona base di partenza è quella di avere almeno tre contatti e chiedere altrettante proposte di viaggio per poter fare dei confronti.

Oltre al prezzo, sono molti i fattori che possono darci un’idea di chi scrive: tono delle email, tipo di itinerario, consigli che ci vengono dati in risposta alle nostre richieste… (magari troppo perentori, oppure inconsistenti, o invece precisi, circostanziati, etc.).
Non è molto diverso da quel che si fa al lavoro, tutto sommato.

Anche se solo tramite email, si instaurano comunque delle relazioni in cui l’empatia e l’istinto riescono a guidarci molto nella scelta della guida o dell’agenzia a cui affidarci.

Avete dubbi su cosa è incluso nel prezzo?

Chiedete, senza paura.

Deve essere cristallino sin dall’inizio cosa è incluso e cosa no nel prezzo: alberghi, pasti, ingressi a parchi naturali o siti storici, escursioni, voli interni, auto, pedaggi, benzina.

Se il vostro interlocutore è onesto e affidabile vi fornirà tutte queste informazioni in modo chiaro, senza nemmeno doverle chiedere.

E per i pagamenti?

Una volta concordato l’itinerario e tutto quanto sopra di solito si paga un acconto per conferma (dal 20 al 30% sul prezzo totale).

I pagamenti tramite bonifico estero hanno delle commissioni, come ben saprete. Verificate però che l’agenzia o la guida non richiedano il pagamento a loro di ulteriori commissioni (a noi una volta è capitato). 

Il saldo si paga all’arrivo, generalmente con carta di credito o contanti. Nel secondo caso informatevi sulla valuta accettata, anche se fino ad ora noi abbiamo sempre pagato in euro senza difficoltà.

Vi consiglio anche di chiedere se serve portare con voi dei dollari per altre necessità, come ad esempio il pagamento del visto in aeroporto.

A proposito di visto, mi raccomando, vista la nostra disavventura prima di partire per il Vietnam non smetterò mai di ripeterlo: attenzione alla data di scadenza del passaporto. In molti paesi è necessario che sia valido ancora per almeno 6 mesi dalla data di rientro.

Ecco qua, niente di misterioso dunque.

Spero che questo question-time possa essere utile a chi non ha ancora provato ad organizzare un viaggio così.

Voi avete mai fatto un’esperienza di viaggio di questo tipo?
Raccontatemi com’è andata se vi va 🙂

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6 commenti
  1. Anche noi viaggiamo spesso organizzandoci così con le guide locali. Fantastico! Concordo con tutti i pro che avete elencato

    1. Ciao Chiara,
      mi fa piacere vedere che sono in buona compagnia 🙂 Da quel che leggo online sembra che siano in tanti i viaggiatori che scelgono le agenzie locali.

  2. In effetti anche io all’inizio ero un po’ diffidente! Poi mi hanno fatto un bellissimo regalo di compleanno: 3 giorni in barca, visitando villaggi di pescatori e spiagge mozzafiato, con dei ragazzi filippini. Che dire, è stata un’esperienza incredibile, e il mio scetticismo è passato! Provare per credere insomma 😊 grazie per le info, le userò sicuramente!

    1. Sì vero Eleonora, provare per credere!
      Prima di queste esperienze di viaggio anche io avevo fatto un’esperienza simile alla tua a Zanzibar. La diffidenza all’inizio penso la provino un po’ tutti però superato il primo impatto credo che questo sia anche un modo per uscire dalla propria zona di comfort di cui oggi si parla tanto.

  3. Un viaggio intero no, non mi è mai capitato di organizzarlo, ma spesso mi sono rivolta ad agenzie del posto per organizzare parte dei trasporti, per esempio dall’aeroporto all’hotel se il trasferimento era lungo e/o complicato, oppure dei tour come quello da San Francisco a Monterey. Solo una volta ho rinunciato: prima di partire per Mosca avevo contattato un’agenzia locale per un tour in una città vicina, e il tizio mi era sembrato troppo insistente: mi aveva mandato una proposta alla quale avevo risposto “grazie, ci penso” con l’idea di pensarci veramente valutando le varie opzioni, e lui aveva preso a scrivermi tutti i giorni pretendendo una risposta. Allora ho lasciato perdere, ma finora è stato l’unico caso.

    1. Cavolo che insistenza! 😅 Ci credo che hai lasciato perdere…
      Noi fino adesso siamo stati davvero fortunati e ci siamo trovati molto bene con le guide o agenzie locali e per fortuna anche quelle con cui non abbiamo collaborato fino ad ora sono sempre state molto a modo. 🙂

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