Organizzare un viaggio: grande soddisfazione o impresa impossibile?
Organizzare un viaggio indipendente, senza acquistare un pacchetto vacanze già pronto, ad alcuni potrebbe sembrare un’impresa titanica, soprattutto se non lo avete mai fatto prima.
Per altri invece, organizzare vacanze fai da te è un modo per viaggiare liberi, senza vincoli e con una punta di soddisfazione per aver fatto tutto da soli.
Che facciate parte di coloro che hanno un po’ timore di buttarsi in una vacanza fai da te, o dei pianificatori seriali (esclusi i presenti eh! 😬) secondo me creare un itinerario di viaggio in modo indipendente è un’esperienza da fare prima o poi nella vita — che con buona probabilità si trasformerà in un’abitudine. 😉
In questo articolo vi darò qualche suggerimento per organizzare al meglio le vostre vacanze fai da te, in 10 mosse.
Organizzare un viaggio perfetto: vacanze fai da te in serenità
1) Scegliere la destinazione e acquistare i biglietti aerei
Il primo passo da fare per organizzare un viaggio naturalmente è individuare le destinazioni di vostro interesse.
Scegliere dove andare in vacanza dipende da molti fattori, ma il mio suggerimento in tema di destinazioni è quello di essere flessibili e lasciarsi trasportare un po’ anche dall’ispirazione.
Noi di solito iniziamo facendo un elenco dei Paesi o delle città che vorremmo vedere e poi cominciamo a guardare i prezzi dei biglietti aerei.
Fino ad ora abbiamo dovuto quasi sempre viaggiare in agosto, per cui pensare alle ferie con anticipo è importante per risparmiare almeno un po’ sui voli e sulle sistemazioni alberghiere.
Per cercare i biglietti aerei sono molto utili i portali come Skyscanner e Kayak, che fanno una ricerca globale fra le compagnie aeree e permettono di filtrare le tratte a seconda degli scali aerei, della durata del volo, delle tariffe, etc.
Una volta acquistati i biglietti, inizia la parte più bella: pianificare il viaggio.
2) Controllare i documenti necessari per organizzare un viaggio
Sia che acquistiate i biglietti con molto anticipo, sia che manchi poco alla partenza, verificate quali sono i documenti necessari per partire.
Carta d'identità e passaporto
In molti Paesi è richiesto che siano validi per almeno 6 mesi (o più) oltre la data del vostro viaggio. Controllate la data di scadenza ed eventualmente valutate se è il caso di richiedere il rinnovo del passaporto o della carta d’identità anche se non sono ancora scaduti.
Visto d’ingresso
Se viaggiate all’estero, controllate se il Paese di destinazione richiede il rilascio di un visto. Nella maggior parte dei casi è possibile fare domanda online o richiederlo all’arrivo in aeroporto. In questo caso, verificate se è necessario portare con voi delle fototessere da allegare alla richiesta e/o dei dollari americani per pagare il visto in loco.
Altri documenti
A seguito dei problemi sanitari causati dal Coronavirus, molti Paesi hanno introdotto dei regolamenti di prevenzione particolari per chi viaggia e richiedono che presentiate alcuni documenti sul vostro stato di salute e sugli spostamenti precedenti al viaggio. Le indicazioni variano da Paese a Paese, quindi prima di organizzare un viaggio visitate il sito Viaggiare Sicuri e i siti ufficiali delle destinazioni.
Assicurazione di viaggio
Soprattutto se partite per l’estero, non dimenticate di fare l’assicurazione, valutando le coperture che vi sembrano necessarie: spese mediche, smarrimento bagagli, ritardi nei voli, annullamento, etc.
Come pianificare un viaggio
3) Comprare una guida turistica per organizzare il viaggio
Secondo me non si possono organizzare vacanze fai da te senza l’aiuto di una buona guida turistica (e io personalmente le adoro!).
A seconda del tipo di viaggio che state per fare, potete scegliere fra varie edizioni (in questo articolo vi aiuto a trovare quella più adatta a voi) e iniziare finalmente a creare un itinerario.
Io solitamente inizio leggendo la guida cartacea per individuare i luoghi che desidero visitare e li annoto su un quaderno o file di testo. Scrivo le informazioni più importanti su quei luoghi e studio la mappa del Paese o della città, cerchiando a matita dove si trovano i vari posti.
Questa per me è sempre la fase più bella delle vacanze fai da te: scegliere cosa visitare, quanto tempo trascorrere in ogni luogo e decidere in modo indipendente cosa fare in vacanza.
4) Creare un itinerario di viaggio su mappa
Se sto per organizzare un viaggio suddiviso in più tappe o in una grande città utilizzo Google My Maps per creare l’itinerario di viaggio e farmi un’idea delle distanze.
Google My Maps è uno strumento molto utile per pianificare un viaggio perché aiuta a capire quanto tempo impiegherete per raggiungere i vari luoghi.
Durante questa fase di solito raccolgo anche le informazioni sui mezzi di trasporto: navetta da/per l’aeroporto, metropolitana, tram, treni e traghetti.
Per riunire tutte queste informazioni uso un documento Word oppure creo una cartella nei Preferiti del browser, in modo da poterle ritrovare facilmente.
5) Contattare una guida in loco (se necessario)
Ne ho parlato diffusamente nell’articolo dedicato a come organizzare un viaggio con un’agenzia locale: non è detto che sia necessario, ma per alcune destinazioni (come i viaggi nel sud est asiatico) contattare una guida locale può darvi una marcia in più.
Generalmente le agenzie locali sono molto flessibili nel creare itinerari di viaggio personalizzati e hanno dei costi più accessibili rispetto alle agenzie italiane.
Non solo vi aiutano ad organizzare un viaggio ottimizzando spostamenti, prenotazioni e visite, ma vi permettono soprattutto di conoscere più da vicino la cultura del Paese.
Nel caso non sia necessario il supporto di una guida, nell’organizzare un viaggio però ricordate che gli enti turistici locali possono essere di grande aiuto per molte informazioni pratiche: luoghi di interesse, card convenzionate per la visita ai musei, alloggi, festività e celebrazioni locali, etc.
6) Scegliere hotel e sistemazioni
Quando organizzate dei viaggi fai da te la scelta di hotel e sistemazioni è particolarmente strategica.
Soprattutto nelle grandi città come Hanoi, Kathmandu o anche nelle città d’arte italiane come Napoli, la scelta dell’hotel è fondamentale per creare un itinerario di viaggio.
Solitamente io uso due criteri per sceglierle l’hotel: deve essere in pieno centro e vicino alle fermate dei mezzi pubblici.
Dopo l’esperienza di un albergo troppo fuori città a Kandy, in Sri Lanka, raramente scelgo delle sistemazioni in periferia, perché se si decide di cambiare programma all’ultimo minuto è molto più difficile spostarsi, soprattutto la sera.
Per scegliere l’hotel di solito uso Booking e TripAdvisor, dove leggo le recensioni prima di prenotare, onde evitare sorprese. Ci sono poi altri motori di ricerca come Trivago, eDreams, etc. ma personalmente non li uso spesso.
Un buon metodo per trovare alberghi a prezzo un po’ più vantaggioso rispetto a Booking è contattare direttamente la struttura per richiedere un preventivo: può capitare che saltando l’intermediazione di Booking offrano un prezzo leggermente inferiore. In questo caso però informatevi se anche l’albergo offre la cancellazione gratuita oppure no.
7) Creare un previsionale di spesa per organizzare il viaggio
Per alcuni questa potrebbe sembrare la parte più difficile o noiosa, ma in realtà con un po’ di pratica diventa molto semplice.
Dopo aver raccolto tutte queste informazioni — oppure già mentre le cercate — siete pronti per farvi un’idea dei costi delle vostre vacanze fai da te.
Utilizzando un foglio di calcolo Excel o Google Calc è piuttosto semplice fare una stima di quanto costerà il vostro viaggio fai da te.
Per aiutarvi in questa fase ho preparato per voi un modello di file che utilizzo di solito, che più o meno è sempre lo stesso, è sufficiente personalizzare le voci e inserire i costi.
Se volete scaricarlo, basta che vi iscriviate alla newsletter e avrete accesso all’Area Download Riservata, in cui ci sono anche altri documenti utili per organizzare un viaggio fai da te.
Se anche voi siete un po’ maniaci dell’organizzazione, potete anche creare un calendario in Excel in cui annotare cosa visiterete: un sistema che vi può essere utile soprattutto se state organizzando un viaggio a tappe.
Prepararsi a partire per le vacanze fai da te
8) Vaccinazioni per viaggiare
Se viaggiate all’estero, informatevi se ci sono delle vaccinazioni obbligatorie e se eventualmente è il caso di fare alcune vaccinazioni facoltative.
Contattate il distretto di medicina per i viaggi internazionali della vostra zona e fissate un appuntamento con il medico, che vi consiglierà in merito.
Cercate di organizzarvi con un certo anticipo, perché alcune vaccinazioni richiedono dei tempi specifici per essere fatte: in certi casi bisogna farli almeno un certo numero di settimane prima della partenza.
Le vaccinazioni per i viaggi solitamente sono tutte a pagamento.
9) Informarsi sulle usanze locali
Familiarizzare con la cultura locale prima di partire per un viaggio è utile per evitare figuracce quando arrivate a destinazione e soprattutto è segno di rispetto nei confronti delle culture diverse dalla nostra.
Alcuni esempi di cose che è bene sapere quando state per partire per delle vacanze fai da te:
- Se si usa lasciare la mancia o no
- Se è indicato un certo tipo di abbigliamento: ad esempio in Sri Lanka, soprattutto nei piccoli centri, non è gradito che i turisti vadano in giro troppo scoperti. Canottiera e hot pants è meglio lasciarli perdere.
- Se ci sono gesti o comportamenti ritenuti poco appropriati. Alcuni esempi: in Asia non si rivolgono i piedi verso le statue del Buddha e non si entra nei templi con le scarpe, altrimenti rischierete di essere rimproverati in malo modo in una lingua che non capite (e vi vergognerete ugualmente. A me purtroppo una volta è successo). In Nepal non si mangia e non si tocca il cibo con la mano sinistra, perché tipicamente si usa(va) per pulirsi le parti intime, al posto della carta igienica.
10) Fare shopping: accessori da viaggio e abbigliamento
Infine la parte più distensiva del pianificare un viaggio fai da te: pensare a cosa vi servirà in vacanza e dedicarvi a un po’ di shopping.
A seconda della vostra destinazione potrebbero essere utili alcuni accessori, come ad esempio adattatori per la corrente elettrica, abbigliamento tecnico, scarpe specifiche, accessori per la fotocamera (memory card, filtri per l’obiettivo, batterie di ricambio, cavalletto), marsupio da indossare sotto i pantaloni per portare documenti e soldi, etc.
Se volete potete dare un’occhiata a questo articolo sulle 10 cose utili (e un po’ insolite) da mettere in valigia, in cui ho raccolto alcuni oggetti che potrebbero essere di aiuto in viaggio, anche per evitare qualche imprevisto.
Bonus track: cose da fare poco prima della partenza
Ora che siete pronti per le vostre vacanze fai da te, rifinite gli ultimi dettagli per organizzare un viaggio perfetto e possibilmente senza sorprese.
Nei giorni che precedono la partenza ricordatevi di:
- Iscrivervi sul sito Dove siamo nel mondo e registrare il vostro viaggio.
- Preparare il “kit farmacia” con tutte le medicine che potrebbero servire: antibiotici, disinfettanti, creme antibatteriche, rimedi per “la maledizione del viaggiatore”, etc.
- Fare le fotocopie dei vostri documenti
- Contattare la banca, verificare il tasso di cambio e eventualmente acquistare dei dollari. Dividere i contanti (meglio non tenerli tutti assieme!).
- Inviare il vostro itinerario ai parenti di riferimento, con tutti i contatti in loco.
E ora siete davvero pronti per partire.
Organizzare un viaggio è una sfida e un divertimento. Può capitare di farsi prendere un po’ dall’ansia pre partenza, soprattutto se siete alle vostre prime esperienze come viaggiatori indipendenti, ma se avete pianificato tutto con calma potete partire sereni.
Gli imprevisti possono sempre capitare ma… non fatevi prendere dal panico. Con buona probabilità filerà tutto liscio e non vedrete l’ora di iniziare a programmare il prossimo viaggio!
File per organizzare un viaggio
Nell’Area Download riservata agli iscritti alla newsletter potete scaricare alcuni documenti per pianificare al meglio un viaggio fai da te:
- Foglio di calcolo preimpostato per fare il vostro preventivo di vacanza fai da te
- Documento per il rendiconto delle spese di viaggio
- Lista di cose utili da mettere in valigia
…e molto altro ancora.
> Mi iscrivo e li scarico subito!Se volete, fatemi sapere nei commenti se dopo aver letto questo articolo avete deciso di “buttarvi” e di provare anche voi questa esperienza. 🙂
Se invece fra voi lettori ci sono anche degli organizzatori maniacali come me, battete un colpo: mi piacerebbe sapere quali sono i vostri trucchi per organizzare un viaggio perfetto e quali sono le fasi che vi piacciono di più nel creare un itinerario.
A presto!
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6 commenti
Proprio vero, una volta che si comincia a viaggiare in modo indipendente è molto difficile tornare indietro. Anzi, per quanto mi riguarda con gli anni mi viene sempre più voglia di fare ancora passi in avanti (e di diventare un po’ meno maniacale con l’organizzazione 😂). Speriamo che questo periodo passi in fretta per poter ricominciare ad organizzare qualche viaggio più lungo… 🤞🏻
Grazie Valentina 🙂 …pensa che io invece sono proprio mancina! 😂
In effetti il fatto di sapere prima di partire quali sono le usanze del posto credo che sia importante per non rischiare di fare la figura dei maleducati.
Una lista completa e dettagliata, brava! Devo dire che concordo, una volta che si inizia a organizzarsi da soli diventa quasi impossibile affidarsi alle mani di altri. Inoltre io ritengo importante non pianificare troppo ma lasciare anche degli spazi vuoti nell’itinerario, da riempire quando si è sul posto in base a umore e voglia 🙂
Interessante Elisa questo tuo articolo! Anche a me piace molto organizzare viaggi – quanto mi manca, ormai è da un anno che non organizzo un bel viaggio fuori dall’Italia – e anche io come te seguo più o meno questi tuoi step.
Ottimo che hai consigliato di informarsi bene prima di partire sulle usanze di un popolo… spesso si danno per scontati gli usi e i costumi degli altri e si finisce per cadere in qualche errore di maleducazione. Non sapevo, per esempio, che in Nepal non si potesse toccare il cibo con la mano sinistra… fortuna che non sono mancina 😉
Concordo con te, Paola, è sempre una soddisfazione organizzarsi in modo autonomo e poter decidere di dedicarsi a ciò che si preferisce. Penso sia un passo da cui è difficile tornare indietro!
Sono tantissimi anni che organizzo viaggi da sola, anche prima di internet, quando dovevi contattare via fax (preistoria!) i vari uffici del turismo nel mondo per avere elenchi di hotel o di consigli di viaggio. Non c’è nulla di più soddisfacente che viaggiare in fai da te, sapendo che ogni particolare è stato una tua precisa scelta per quel momento. E’ comunque sentire di avere il controllo, senza lasciarsi trasportare da viaggi di gruppo o itinerari decisi da altri.