Come organizzare un viaggio: vacanze fai da te in 10 mosse

Organizzare un viaggio: grande soddisfazione o impresa impossibile?

Organizzare un viaggio fai da te, senza acquistare un pacchetto vacanze già pronto, potrebbe sembrare un’impresa titanica, soprattutto per chi non l’ha mai fatto prima.

Per molti invece, organizzare vacanze fai da te è un modo per viaggiare liberi, senza vincoli e con una punta di soddisfazione nel fare tutto da soli.

Che siate fra coloro che hanno un po’ timore di buttarsi in una vacanza fai da te, o dei pianificatori seriali (esclusi i presenti eh! 😬) secondo me creare un itinerario di viaggio indipendente è un’esperienza da fare prima o poi nella vita — e con buona probabilità si trasformerà in un’abitudine. 😉

In questo articolo vi do qualche suggerimento per organizzare al meglio le vostre vacanze fai da te, in 10 mosse.

Come organizzare un viaggio perfetto: vacanze fai da te in serenità

1) Scegliere la destinazione e acquistare i biglietti aerei

Il primo passo da fare per organizzare un viaggio da soli naturalmente è individuare le destinazioni che vi interessano.

Scegliere dove andare in vacanza dipende da molti fattori, e il mio suggerimento è quello di essere flessibili e lasciarsi trasportare anche dall’ispirazione.

Noi di solito facciamo un elenco dei Paesi o delle città che vorremmo vedere e poi iniziamo a guardare i prezzi dei biglietti aerei.

Fino ad ora abbiamo dovuto quasi sempre viaggiare in agosto, per cui pensare alle ferie con anticipo è importante per risparmiare un po’ sui voli e le sistemazioni alberghiere, anche se magari di questi tempi non ci si fida troppo a prenotare mesi prima.

Per cercare i biglietti aerei sono utili i portali come Skyscanner e Kayak, che fanno una ricerca globale fra le compagnie aeree e permettono di filtrare le tratte a seconda degli scali aerei, della durata del volo, delle tariffe, etc. Inoltre, questi portali e alcune compagnie aeree permettono di scegliere l’aeroporto di partenza e fare una ricerca “ovunque”: restituiscono tutti i voli in partenza per esempio da Venezia Marco Polo in un intervallo di date. Così possiamo vedere quali sono i voli attivi e scegliere quello che più ci ispira.

Una volta acquistati i biglietti, inizia la parte più bella: pianificare il viaggio.

2) Controllare i documenti necessari per organizzare un viaggio

Sia che acquistiate i biglietti con molto anticipo, sia che manchi poco alla partenza, verificate quali sono i documenti necessari per partire.

Carta d’identità e passaporto

In molti Paesi extra UE è richiesto che i documenti siano validi per almeno 6 mesi (o più) oltre la data del viaggio. Controllate la data di scadenza ed eventualmente valutate se è necessario richiedere il rinnovo del passaporto o della carta d’identità prima della scadenza.

Visto d’ingresso

Se state organizzando un viaggio all’estero, controllate se il Paese di destinazione richiede il rilascio di un visto. Nella maggior parte dei casi si può fare domanda online o richiederlo all’arrivo in aeroporto (sempre più raramente per la verità, dal 2021). In questo caso, verificate se è necessario portare delle fototessere da allegare alla richiesta e/o dei dollari americani per pagare il visto in loco.

Altri documenti

A seguito dei problemi causati dal Coronavirus, tutti i Paesi hanno introdotto consistenti regolamenti di prevenzione per chi viaggia e richiedono di presentare vari documenti sullo stato di salute e gli spostamenti prima e dopo il viaggio. Le indicazioni variano da Paese a Paese, quindi prima di organizzare un viaggio visitate il sito Viaggiare Sicuri e i siti ufficiali delle destinazioni.

A partire dall’estate 2021 per volare è necessario presentare il green pass (tampone negativo e/o vaccino). Attualmente (dicembre 2021) non ci sono delle regole uniche valide per tutti i Paesi UE, né tantomeno per quelli Extra UE, quindi bisogna informarsi di volta in volta sulle regole in vigore, meglio prima di prenotare il biglietto.

Assicurazione di viaggio

Soprattutto se partite per l’estero, quando organizzate un viaggio da soli non dimenticate di fare l’assicurazione, valutando le coperture che vi sembrano necessarie: spese mediche, smarrimento bagagli, ritardi nei voli, annullamento, etc.

Come pianificare un viaggio

3) Comprare una guida turistica per organizzare il viaggio

Secondo me non si possono organizzare vacanze fai da te senza l’aiuto di una buona guida turistica (e io personalmente le adoro!).

A seconda del tipo di viaggio che state per fare, potete scegliere fra varie guide turistiche cartacee (in questo articolo vi aiuto a trovare quella più adatta) e iniziare finalmente a creare un itinerario.

Quando programmo un viaggio io di solito inizio leggendo la guida cartacea per individuare i luoghi che desidero visitare e li annoto su un quaderno o file di testo (ancor meglio su una tabella Excel). Scrivo le informazioni più importanti sui luoghi e studio la mappa del Paese o della città, cerchiando a matita dove si trovano i vari posti.

Questa per me è sempre la fase più bella delle vacanze fai da te: scegliere cosa visitare, quanto tempo trascorrere in ogni posto e decidere in modo indipendente cosa fare in vacanza.

4) Creare un itinerario di viaggio su mappa

Se voglio pianificare un viaggio a tappe o un tour fai da te in una grande città uso Google My Maps per creare l’itinerario di viaggio e farmi un’idea delle distanze.
Google My Maps è uno strumento utile per organizzare viaggi fai da te, perché aiuta a capire quanto tempo ci vuole per raggiungere i vari luoghi.

Durante questa fase di solito raccolgo anche le informazioni sui mezzi di trasporto: navetta da/per l’aeroporto, metropolitana, tram, treni e traghetti.
Per riunire tutte queste informazioni uso un documento Word oppure creo una cartella nei Preferiti del browser, in modo da poterle ritrovare facilmente.

Un altro strumento utile per organizzare un viaggio fai da te è Google Travel, una piattaforma per raccogliere tutte le informazioni di viaggio. 

5) Contattare una guida in loco (se necessario)

Ne ho parlato diffusamente nell’articolo dedicato a come organizzare un viaggio con un’agenzia locale: non è detto che sia necessario, ma per alcune destinazioni (come i viaggi nel sud est asiatico) contattare una guida locale può darvi una marcia in più.
Di solito le agenzie locali sono molto flessibili nel creare itinerari di viaggio personalizzati e hanno dei costi più accessibili rispetto alle agenzie italiane (non me ne vogliano gli agenti di viaggio, ma è vero).

Le agenzie locali non solo vi aiutano ad organizzare un viaggio ottimizzando spostamenti, prenotazioni e visite, ma permettono soprattutto di conoscere più da vicino la cultura del Paese.

Nel caso non abbiate bisogno (o voglia) di contattare una guida per organizzare il viaggio, ricordate comunque che gli enti turistici locali possono essere di grande aiuto per darvi informazioni pratiche su luoghi di interesse, card convenzionate per la visita ai musei, alloggi, festività e celebrazioni locali, etc.

6) Scegliere hotel e sistemazioni

Quando organizzate dei viaggi fai da te la scelta di hotel e sistemazioni è particolarmente strategica.
Soprattutto nelle grandi città come Hanoi, Kathmandu o anche nelle città d’arte italiane come Napoli, Ortigia o Modica, la scelta dell’hotel è fondamentale per creare un itinerario di viaggio.

Solitamente io uso due criteri per sceglierle l’hotel: deve essere in pieno centro e vicino alle fermate dei mezzi pubblici.

Dopo l’esperienza di un albergo troppo fuori città a Kandy, in Sri Lanka, raramente scelgo delle sistemazioni in periferia perché è molto più difficile spostarsi, soprattutto la sera.

Per scegliere l’hotel di solito uso Booking e TripAdvisor, dove leggo le recensioni prima di prenotare, onde evitare sorprese. Ci sono poi altri motori di ricerca come Trivago, eDreams, etc. ma personalmente non li uso spesso.

Un buon metodo per trovare alberghi (a prezzo più vantaggioso rispetto a Booking) è contattare direttamente la struttura per richiedere un preventivo: può capitare che saltando l’intermediazione di Booking offrano un prezzo leggermente inferiore. In questo caso però informatevi se anche l’albergo offre la cancellazione gratuita oppure no.

7) Calcolare i costi di un viaggio fai da te

Nell’organizzare un viaggio da soli, calcolare i costi potrebbe sembrare la parte più difficile (o noiosa), ma in realtà con un po’ di pratica diventa molto semplice.

Dopo aver raccolto tutte queste informazioni — oppure già mentre le cercate — siete pronti per farvi un’idea dei costi delle vostre vacanze fai da te.

Utilizzando un foglio di calcolo Excel o Google Calc è piuttosto semplice fare una stima di quanto costerà il vostro viaggio fai da te.

Per aiutarvi in questa fase ho preparato per voi un modello di file che uso di solito: è sufficiente personalizzare le voci e inserire i costi.

Se volete scaricarlo, basta iscriversi alla newsletter e per avere accesso all’Area Download Riservata, in cui ci sono anche altri documenti utili per organizzare un viaggio fai da te.

Se anche voi siete un po’ maniaci dell’organizzazione, potete anche creare un calendario in Excel in cui annotare cosa visiterete: un sistema utile soprattutto se state organizzando un viaggio a tappe.

Prepararsi a partire per le vacanze fai da te

8) Vaccinazioni per viaggiare

Se viaggiate all’estero, informatevi se ci sono delle vaccinazioni obbligatorie e se è il caso di fare alcune vaccinazioni facoltative (es. profilassi antimalarica, epatite C, e simili).
Contattate il distretto di medicina per i viaggi internazionali della vostra zona e fissate un appuntamento con il medico, che vi consiglierà sul dafarsi.

Cercate di organizzarvi con un certo anticipo, perché alcune vaccinazioni richiedono dei tempi specifici per essere fatte: in certi casi bisogna farli almeno un certo numero di settimane prima della partenza.
Le vaccinazioni per i viaggi solitamente sono tutte a pagamento.

9) Informarsi sulle usanze locali

Familiarizzare con la cultura locale prima di partire per un viaggio è utile per evitare figuracce quando si arriva a destinazione e soprattutto è segno di rispetto nei confronti delle culture diverse dalla nostra.

Alcuni esempi di cose che è bene sapere quando state per partire per delle vacanze fai da te:

• Se si usa lasciare la mancia o no
• Se è indicato un certo tipo di abbigliamento: ad esempio in Sri Lanka, soprattutto nei piccoli centri, non è gradito che i turisti vadano in giro troppo scoperti. Canottiera e hot pants è meglio lasciarli perdere.
• Se ci sono gesti o comportamenti ritenuti poco appropriati. Alcuni esempi: in Asia non si rivolgono i piedi verso le statue del Buddha e non si entra nei templi con le scarpe: rischiate di essere rimproverati in malo modo in una lingua che non capite (e vi vergognerete ugualmente. A me purtroppo una volta è successo 😅).
• In Nepal non si mangia e non si tocca il cibo con la mano sinistra, perché tipicamente si usa(va) per pulirsi le parti intime, al posto della carta igienica.

10) Fare shopping: accessori da viaggio e abbigliamento

Infine la parte più distensiva del pianificare un viaggio fai da te: pensare a cosa vi servirà in vacanza e dedicarvi a un po’ di shopping.

A seconda della destinazione potrebbero essere utili alcuni accessori: adattatori per la corrente elettrica, abbigliamento tecnico, scarpe specifiche, accessori per la fotocamera (memory card, filtri per l’obiettivo, batterie di ricambio, cavalletto), marsupio da indossare sotto i pantaloni per portare documenti e soldi, etc.

Se volete potete dare un’occhiata a questo articolo sulle 10 cose utili (e un po’ insolite) da mettere in valigia, in cui ho fatto una lista di oggetti utili da portare in viaggio, anche per evitare qualche imprevisto.

Bonus track: cose da fare poco prima della partenza

Ora che siete pronti per le vostre vacanze fai da te, rifinite gli ultimi dettagli per organizzare un viaggio perfetto e possibilmente senza sorprese.

Nei giorni che precedono la partenza ricordatevi di:

1. Iscrivervi sul sito Dove siamo nel mondo e registrare il vostro viaggio.
2. Se andate all’estero, prima di rientrare in Italia può essere necessario compilare il Passenger Locator Form (controllate le norme in vigore)
3. Preparare il “kit farmacia” con tutte le medicine che potrebbero servire: antibiotici, disinfettanti, creme antibatteriche, rimedi per “la maledizione del viaggiatore”, etc.
4. Fare le fotocopie dei vostri documenti
5. Contattare la banca, verificare il tasso di cambio e eventualmente acquistare dei dollari.
6. Dividere i contanti (meglio non tenerli tutti assieme!).
7. Inviare il vostro itinerario ai parenti di riferimento, con tutti i contatti in loco.

E ora siete davvero pronti per partire.

Organizzare un viaggio fai da te è una sfida e un divertimento. Può capitare di farsi prendere un po’ dall’ansia pre partenza, soprattutto quando si è alle prime esperienze come viaggiatori indipendenti, ma se avete pianificato tutto con calma potete partire sereni.

Gli imprevisti possono sempre capitare ma… non fatevi prendere dal panico. Con buona probabilità filerà tutto liscio e non vedrete l’ora di iniziare a programmare il prossimo viaggio!

Se volete, fatemi sapere nei commenti se dopo aver letto questo articolo avete deciso di “buttarvi” e di provare anche voi questa esperienza. 🙂

Se invece fra voi lettori ci sono anche degli organizzatori maniacali come me, battete un colpo: mi piacerebbe sapere quali sono i vostri trucchi per organizzare un viaggio perfetto e quali sono le fasi che vi piacciono di più nel creare un itinerario.

A presto!

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